La guía definitiva sobre las bajas laborales: cambios, trámites y controles

Estoy de baja. La primera vez que un trabajador se enfrenta a esta situación son muchas las dudas que le surgen. La principal, qué tengo que decirle a mi empresa. En 2025, con el propósito de mejorar la eficiencia del sistema y garantizar un control más riguroso, la Seguridad Social ha introducido una serie de modificaciones que es interesante que conozcas para saber en todo momento tus derechos, pero también tus obligaciones.

En los últimos años, el número de bajas no para de crecer, perfilando una tendencia que supone un elevado coste económico y productivo. Según el último informe publicado por Adecco, el absentismo en España aumentó un 0,5% en el último año y situó su tasa en el 7,5%, lo que quiere decir que en el tercer trimestre 1.181.021 trabajadores no acudieron ninguna hora a su puesto de trabajo. La tasa por incapacidad temporal alcanzó el 5,8%, creciendo 0,3 puntos el último año.

Josep Ginesta, secretario general de Pimec, ha señalado que desde comienzos de este nuevo siglo las bajas laborales por salud mental han aumentado un 20% y da como dato que cada uno de los 3,6 millones de afiliados a la Seguridad Social en España falta, de media, un día al trabajo por ello.

Para guiarnos en este aprendizaje laboral hemos contado con la ayuda de Sergio Herrero, abogado de Legálitas. En la encuesta lanzada a través de WhatsApp la semana pasada decidisteis que el tema de esta semana fuese este y vamos a intentar aclarar todas las dudas.

Digitalización, bienvenida

Parece mentira que hayamos esperado hasta 2025 para dar la bienvenida a la digitalización en un trámite tan fundamental como el de las bajas laborales. Cierto es que ya desde abril de 2023, con la actualización del RD 1060/2022, el trabajador ya no estaba obligado a presentar en la empresa los partes de baja, gestionándose ya por vía telemática. Desde entonces son los médicos quienes envían directamente los informes de baja a la empresa y a la Seguridad Social, eliminando intermediarios y mejorando la transparencia y el control del sistema.

Aquí es importante matizar una cuestión y es que no hay ninguna ley específica que obligue a los trabajadores a comunicar a su empresa que están de baja, pero aunque no haya dicha norma, en algunos convenios colectivos sí se especifica esa obligación y, si aparece en el convenio, entonces el empleado sí tiene que comunicarlo. Esta comunicación nunca obliga a aclarar la causa de la baja. "Una cosa es que no tenga que entregar el parte y otra cosa es que la jurisprudencia te indica que, lógicamente, el trabajador tenga que informar de su situación a la empresa. La empresa tiene que ser conocedora, en todo momento, pero no tiene obligación de documentarlo, pero sí tiene que comunicarlo. De todas maneras la empresa se va a enterar porque el servicio público de salud lo comunica al INSS y el INSS lo comunica a la empresa" aclara el abogado.

Descripción detallada de las funciones laborales

Otra de las novedades es que a partir de ahora la empresa estará obligada a detallar las funciones, de forma exhaustiva, que realiza el empleado. La Seguridad Social podrá usar esta información para evaluar si hay formas alternativas que permitan que el trabajador siga en activo. Sergio Herreros señala que "lo que hay que saber aquí es que la reforma del sistema de bajas ya se produjo hace año y medio, aproximadamente, con dos reales decretos que se publicaron y entraron en vigor en abril/mayo de 2023".

Añade que ahora ha cambiado un poco el sistema de las bajas y el trabajador no está obligado a entregar la baja a la empresa, sino que directamente la Seguridad Social le comunica a la empresa que el trabajador está de baja, y a su vez el empresario en los 3 días siguientes a que el INSS le comunique la baja tiene que mandar una información con los datos económicos de la baja, para que se pueda calcular la prestación. También, con carácter voluntario, se puede añadir una información sobre el puesto de trabajo y las funciones. "En principio, esa comunicación era con carácter voluntario, pero últimamente la Seguridad Social está obligando a las empresas a que rellenen ese apartado para llevar una mejor gestión del proceso de baja. Era una información que tenía carácter voluntario y que ahora se está obligando a las empresas a hacer", explica.

Incremento de los controles médicos

En este punto es importante dejar claro que en las bajas por contingencias comunes el único que puede dar el alta médica es el médico de cabecera. Así que el incremento de controles no significa que la mutua vaya a controlar más a los empleados de baja acabando por imponer el alta. Así nos lo explica Sergio Herrero: "El control de las bajas médicas por contingencia común lo lleva el servicio público de salud. Las mutuas tienen competencias para revisar y dar altas cuando es un accidente laboral, pero es verdad que si tienen derivadas las contingencias comunes en la mutua, es decir, se hacen cargo de la prestación económica también ellos tienen facultades para revisar esa baja médica y someter a controles al trabajador, pero nunca le pueden dar el alta. Lo que pueden hacer es proponer esa alta al servicio de salud, a la inspección médica y, en última instancia, será la inspección médica la que la apruebe. La mutua, si es una contingencia común, no puede dar un alta médica. Lo que ha variado ligeramente es que había un sistema de revisiones médicas más o menos estandarizado según el tipo de proceso de baja y la duración del mismo y un poco se ha dado más flexibilidad al médico de cabecera para que pueda adelantar las revisiones médicas, si lo considera oportuno, para tener un mejor control, que no sea tan rígido el proceso de revisión".

Bajas temporales o intermitentes

Este ha sido el foco de la última polémica y el eje de discordia entre los socios de Gobierno. El Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones propuso en un primer momento una reforma de la Incapacidad Temporal para que aquellas personas con una baja médica que lo deseen puedan reincorporarse al trabajo.

Esta idea supuso el rechazo directo de Sumar y de los sindicatos y posteriormente el Ejecutivo matizó su iniciativa. Lo cierto es que todavía no hay nada oficial. "La idea que se está debatiendo es la posibilidad de hacer una incorporación paulatina, pues quizás no te den el alta completa, sino que te dan un alta para probar y trabajas un día sí y un día no, un poco para ir probando y que la incorporación no sea tan abrupta, entendiendo que el proceso de recuperación no es un todo o un nada, sino que es una recuperación paulatina, poder ir probando. No está aprobada y no sabemos en qué quedará finalmente. Es una reforma compleja porque supone muchos cambios no solo en la legislación de la Seguridad Social sino en el Estatuto de los Trabajadores porque habrá que articular de qué manera se adapta la jornada de esos trabajadores que se están incorporando paulatinamente de la baja, incluso normativa en cuanto a regulación de riesgos laborales porque habrá que hacer una normativa específica. Es una reforma compleja. Se está debatiendo, pero todavía no está en vigor" insiste Herreros.

La duración máxima de una baja

Aquí no ha habido cambios en lo sustancial, aunque sí en los detalles. "La duración de las bajas médicas como máximo es de 545 días. Esto no ha cambiado, lo que ha cambiado hace ya año y medio es que la prórroga que se producía al año ahora es automática. Antes, la inspección médica sometía a una revisión al trabajador y decidía si le daba la prórroga, si le daba el alta, o lo pasaba por un tribunal médico para valorar directamente a una incapacidad permanente. Ahora, si no te llaman se entiende que la prórroga es automática y el proceso duraría hasta 545 días, cabría una última prórroga extraordinaria, pero lo normal es que como máximo a los 545 días la baja temporal acabe, y si el trabajador sobrepasa esos días habría que pasarlo por un tribunal médico para valorar una incapacidad permanente" informa el abogado.

Además, como matiz a este punto añadimos que antes las empresas pagaban la baja hasta el año, y como al año se sometía a una revisión de la inspección médica y ya se pasaba a pago directo por parte de la entidad gestora y ahora el pago lo tiene que abonar la empresa durante los 545 días. Se exceptúan empresas de pequeño tamaño, de menos de 10 trabajadores, que a los 6 meses sí que podrían pasar a los trabajadores a pago directo.

Quién paga las bajas laborales

Para tener toda la información completa, mostramos aquí una especie de chuleta: los primeros 15 días de baja son asumidos íntegramente por la empresa. Desde el día 16, el pago corre a cargo del Instituto Nacional de la Seguridad Social o de la mutua correspondiente. En casos de enfermedad común o accidente no laboral, el trabajador recibe el 60% de la base reguladora entre el día 4 y el 20. A partir del día 21 se incrementa el porcentaje al 75%. Si la causa de la baja es un accidente laboral, entonces el trabajador recibe desde el primer día el 75% de la base reguladora.

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