Organízate bien: 10 técnicas para gestionar mejor tu tiempo

Actualmente, el ritmo de vida se ha vuelto cada vez más acelerado: desde la presión en el trabajo hasta las obligaciones en nuestra vida personal. Con todo esto, parece que nunca hay tiempo suficiente para cumplir con nuestras responsabilidades y esto puede generar estrés, agotamiento y la sensación de estar corriendo contrarreloj.

Por eso, es esencial seguir técnicas que nos permitan optimizar nuestro tiempo de manera eficiente.

¿Qué técnicas concretas existen para mejorar nuestro tiempo?

A continuación, se comparten 10 técnicas:

1. Matriz de Eisenhower: Para llevar a cabo esta técnica es fundamental saber categorizar nuestras tareas en urgentes y/o importantes. Las tareas urgentes son aquellas que deben realizarse cuanto antes y las importantes son aquellas que son prioritarias en nuestra vida. Se debe realizar un cuadrante con las tareas urgentes e importantes, no urgentes e importantes, urgentes y no importantes y, por último, no urgentes y no importantes. Las tareas se realizarían con este orden.

2. Tablero de Kanban: Este tipo de tableros se puede realizar con formato físico o digital mediante programas como Trello. Se suele utilizar para la gestión de proyectos de forma visual y eficaz. Se utilizan tarjetas y columnas. Por ejemplo: se utilizan señales visuales como adhesivos, columnas de categorías como tareas por hacer, tareas en curso y tareas terminadas y fechas de entrega.

3. Getting things done: Lo mejor para hacer las tareas, es no estar distraídos con aquello que tenemos pendiente. Por eso es importante tener una plataforma o un espacio en el que escribir todo lo que tenemos pendiente para no olvidarnos mientras estamos completamente concentrados en las actividades que vamos realizando.

4. Pomodoro: Esta técnica consiste en enfocarnos en una actividad concreta durante 25 minutos y descansar durante 5 minutos y repetirlo varias veces para poder finalizar una actividad de forma efectiva. Para llevar a cabo esta técnica es interesante proponernos objetivos a corto y largo plazo e ir ejecutando.

5. Mapas mentales: Los mapas mentales nos pueden ayudar no solo a memorizar un temario, sino también a organizarnos y visualizar cómo, si realizamos determinadas actividades y llegamos a cumplir con determinados objetivos.

6. Método ALPEN: El método ALPEN consiste en realizar las siguientes actividades:

• A: Elaborar una lista de todas las actividades a realizar. Por ejemplo: enviar determinados mails y realizar determinados recados.

• L: Asignar un tiempo de duración a las tareas. Por ejemplo: 40 minutos para las reuniones.

• P: Añadir tiempos extra para ser más realistas y contar con imprevistos. Por ejemplo: un 20% de interrupciones.

• E: Priorizar tareas. Por ejemplo: priorizar aquellas que sean más importantes.

• N: Hacer un seguimiento. Por ejemplo: analizar cómo han ido los pasos anteriores y hacer los cambios necesarios para ser más efectivos.

7. Establecer objetivos SMART: Si no tenemos unos objetivos claros, es muy probable que sintamos que el tiempo se nos va. Para establecer unos objetivos SMART debemos proponernos objetivos con las siguientes características:

• S: Objetivos específicos. Por ejemplo: en lugar de proponernos ser felices, proponernos realizar más actividades agradables como dedicar tiempo a nuestros hobbies o seres queridos.

• M: Objetivos medibles. Siguiendo el ejemplo anterior, habría que especificar cuánto tiempo de hobbies al día o a la semana me hace a mí concretamente más feliz.

• A: Objetivos alcanzables. Los objetivos deben ser realistas y estar a nuestro alcance. Por ejemplo: no podemos proponernos posiblemente 30 horas a la semana dedicadas a nuestros hobbies, pero 7 sí.

• R: Objetivos relevantes. Los objetivos deben ser importantes para nosotros para que podamos tenerlos en cuenta en nuestro día a día. Por ejemplo: los hobbies son algo importante para las personas.

• T: Objetivos con tiempo limitado. Es importante que nos propongamos conseguir nuestros objetivos en un límite de tiempo, si no, perdemos la motivación y el reto. Por ejemplo: conseguir pasar 7 horas a la semana dedicadas a un hobby antes de 1 mes.

8. Aprender a delegar: Una técnica muy buena de gestión del tiempo es no llenarnos de tareas que no necesitamos hacer nosotros. Si contamos con un equipo o con familiares que comparten nuestros mismos objetivos, es importante que aprendamos a no encargarnos de todo, sino que podamos delegar en los demás.

9. Aprender a decir que no: Otra técnica en la misma línea de la anterior es aprender a decir que no. Es decir, para no llenarnos de tareas innecesarias que nos agobian y nos quitan tiempo, tenemos que aprender a decir que no cuando hay tareas de las que podemos prescindir. Es importante aprender a priorizar en este sentido.

10. Cuidar nuestro bienestar emocional: Si tenemos ansiedad, parte del cuadro ansioso es llenarnos de tareas para mantenernos ocupados. Es importante cuidarnos a nosotros mismos y con ello, nuestra salud mental para partir de una base tranquila que nos permita actuar con calma.

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